Elektronische Rechnungen

Neuregelung bei der Verwendungen von elektronischen Rechnungen

Einhergehend mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat das Bundesfinanzministerium nun erste Informationen zu der Nutzung von elektronischen Rechnungen bekannt gegeben. Nach neuer Regelung wird nicht mehr zwischen Papier und elektronischer Rechnung bei der Umsatzsteuer unterschieden. Vorallem für Freiberufler und Kleinunternehmer stellt die Änderung eine Erleichterung dar. Die Erstellung einer elektronischen Rechnung mit qualifizierter Signatur ist somit hinfällig. Rechnungen können künftig auch per DE-Mail oder E-Post versendet werden, sofern der Kunde zugestimmt hat.

Die Verwendung elektronischer Rechnungen wird jedoch an bestimmte Anforderungen geknüpft, die durch individuelle Prüfungsvorgänge des Unternehmers gewährleistet sein müssen. Bei der Prüfung geht es im wesentlichen um die Korrektheit der Rechnungen und die Sicherstellung der folgenden Mindestanforderungen. Es muss sicher gestellt sein, dass die Identität des Rechnungsaustellers eindeutig feststeht, der Inhalt der Rechnung während der Übermittlung nicht veränderbar ist und die Rechnung lesbar bleibt. An das Prüfungsverfahren selbst stellt der Gesetzgeber keine weiteren Anforderungen. Es kann in einfachster Form durch den Abgleich mit dem Lieferschein erfolgen und Bedarf keiner zusätzlichen EDV.

Lediglich bei der Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen ist zu beachten, dass diese auf einem geeigneten Datenträger, entsprechend der Aufbewahrungsfristen von Papierrechnungen, gespeichert werden müssen. Ein Ausdruck in Papierform ist hier nicht zulässig.